>> Đọc thêm:

Phần 1: Chuyện ba chiến binh thầm lặng làm phần mềm hóa đơn điện tử thần tốc trong một tuần

Phần 2: Cuộc “tổng lực” xây phần mềm hóa đơn điện tử và hành trình đưa sản phẩm ra thị trường

Ở giai đoạn thứ 2, mặc dù khi đó chưa có quy định bắt buộc tất cả các doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải dùng hóa đơn điện tử nhưng tốc độ tăng trưởng khách hàng của sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử MISA vẫn rất ấn tượng. Tuy nhiên, phải tới khi Nghị định và Thông tư mới được ban hành thì sản phẩm này mới bắt đầu bước vào giai đoạn thứ 3 – giai đoạn bùng nổ và tăng trưởng mạnh mẽ.

Anh Nguyễn Quang Hoàng, Giám đốc An ninh Thông tin, nguyên Giám đốc Trung tâm Phát triển Phần mềm MISA cho biết, khoảng tháng 09/2020, đội ngũ làm sản phẩm MISA meInvoice nhận được thông báo Nghị định mới về hóa đơn, chứng từ, trong đó có quy định về lộ trình bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam sắp được ban hành. Ngay lập tức, đội nghiệp vụ và kỹ thuật dồn toàn bộ nguồn lực để nghiên cứu Nghị định này và các thông tư liên quan sau đó.

Tháng 10/2020, Nghị định 123 chính thức được ban hành. Khi đó, tất cả những đơn vị làm hóa đơn điện tử, trong đó có MISA được huy động lên Cục Công nghệ Thông tin – Tổng cục Thuế để cùng thảo luận với nhau về những tiêu chuẩn của hóa đơn điện tử cũng như cách thức truyền nhận dữ liệu lên Tổng cục Thuế như thế nào.

“Và từ đây, chúng tôi có một khái niệm gọi là “một đi không trở về” bởi vì toàn bộ nhân viên kỹ thuật, nghiệp vụ, Giám đốc sản phẩm trước khi được cử lên cơ quan thuế cứ nghĩ rằng chỉ lên họp một buổi thôi, nhưng thực tế là liên tục đi đi về về trong suốt hơn một tháng trời, mang máy tính theo để làm việc cùng với nhân viên IT và đội ngũ chuyên môn của Tổng cục Thuế để cùng thảo luận về tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn kết nối, kiểm nghiệm trực tiếp xem có thành công hay không”, anh Hoàng kể.

Sau hơn một tháng “cơm nắm muối vừng” ở cơ quan Thuế thì phần mềm meInvoice của MISA đã kết nối thành công theo các “case” kiểm tra nghiệp vụ của Tổng cục Thuế, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn của Nghị định mới 123 và được nghiệm thu hoàn thành, sẵn sàng triển khai cho khách hàng sử dụng. MISA được cơ quan thuế công nhận là 1 trong 6 đơn vị đầu tiên được Tổng cục thuế ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp cũng là một trong những đơn vị tham gia vào chiến dịch bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 tại 6 tỉnh thành là Hà Nội, TP HCM, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Định và Phú Thọ trong vòng từ cuối tháng 11/2021 đến tháng 03/2022.

Theo anh Hoàng, hơn 4 tháng nói trên là khoảng thời gian không thể nào quên với bao nhiêu khó khăn, thách thức và cả những cảm xúc thăng hoa, trái ngọt. Thời gian triển khai quá gấp rút, yêu cầu Tổng cục Thuế đặt ra là 100% các doanh nghiệp tại 6 tỉnh thành được nhận triển khai thí điểm nói trên phải chuyển đổi và áp dụng thành công hóa đơn điện tử. Do vậy, toàn bộ khối sản xuất, khối kinh doanh và khối tư vấn của MISA hầu như phải dồn toàn lực vào việc đi hỗ trợ chuyển đổi này.

Anh Hoàng cho biết, thời gian đầu, đội ngũ đã vướng sai lầm khi lựa chọn giải pháp đáp ứng việc tương thích ngược giữa các biểu mẫu của hóa đơn điện tử theo Nghị định 51 và biểu mẫu theo Nghị định mới 123, dẫn đến việc triển khai gặp nhiều khó khăn. Trong một tuần đầu khi triển khai việc này, đội ngũ tư vấn, kinh doanh than phiền rất nhiều bởi họ phải mở từng biểu mẫu hóa đơn điện tử để trình sửa lại theo nghị định và thông tư mới. Việc này tốn nhiều thời gian, công sức, với tần suất mỗi người chỉ làm được khoảng 20 khách hàng một ngày thì chắc chắn không kịp tiến độ. Khi đó, đội ngũ kỹ thuật đã ngồi họp với nhau để tìm ra vấn đề và hướng giải quyết nhằm hạn chế tối đa nhất có thể việc phải  chỉnh sửa thủ công các mẫu hóa đơn. Sau đó 2 ngày thì đội kỹ thuật đã đưa ra được công nghệ chạy tầng để các hệ thống của phần mềm MISA meInvoice tự làm những việc này. Đó là kiểm tra, so sánh và “mapping” những thông tin có ở hóa đơn cũ lên hóa đơn mới như thế nào cho phù hợp.

Trong vòng 3 ngày sau đó, công nghệ này đã được kiểm nghiệm và cho kết quả thành công như mong đợi, phần mềm tự động làm việc chuyển đổi và sửa sang mẫu mới, đội ngũ triển khai không phải làm thủ công nữa. Khi phát hành tính năng này ra bên ngoài thì tốc độ hỗ trợ khách hàng ở các tỉnh chuyển đổi thành công đã tăng lên rất nhanh. Một người có thể làm cho hàng trăm khách hàng trong một ngày. Và trong vòng 3 tháng thì MISA đã hoàn thành việc chuyển đổi cho 100% khách hàng của mình trong 6 tỉnh thành được lựa chọn thí điểm nói trên.

Chị PT Hà, Giám đốc sản phẩm MISA meInvoice cho biết, khoảng thời gian làm sản phẩm hóa đơn điện tử tại MISA là một trong những sự kiện đáng nhớ nhất trong cuộc đời đi làm của mình, đặc biệt là giai đoạn 3 – giai đoạn bùng nổ của sản phẩm.

Giai đoạn này được tính từ khi làm sản phẩm đáp ứng theo thông tư, nghị định mới của Nhà nước. Khi đó, MISA cần chuẩn bị đề án Hóa đơn điện tử để nộp hồ sơ cho Tổng cục Thuế. Do các quy định mới ban hành và chưa có hướng dẫn cụ thể nên toàn bộ lực lượng tiên phong của nhóm phân tích thiết kế đã dồn mọi trí lực để nghiên cứu quy định, tổng hơp các vướng mắc và xin hướng dẫn. Sau đó, phân tích yêu cầu nghiệp vụ và thiết kế sản phẩm dựa trên kinh nghiệm, xâu chuỗi các hiểu biết giả định về hệ thống tương lai. Công việc của nhóm là phải hoàn thành đề án nộp hồ sơ cho thuế và xây dựng bộ tài liệu phục vụ thi công dự án. Nhóm thường xuyên có mặt ở Tổng cục Thuế để kiểm nghiệm hệ thống, đồng thời ghi nhận các cải tiến để hoàn thiện bộ tài liệu. Như vậy, quy trình vừa viết mới, vừa sửa theo hệ thống thuế và việc này diễn ra thường xuyên, liên tục với áp lực thời gian gấp rút.

Sau giai đoạn xây dựng tài liệu là tới các giai đoạn thiết kế – thi công; kiểm thử và chuyển giao, giai đoạn nào cũng đầy khó khăn và thử thách. Anh DX Phú, Quản lý thi công dự án MISA meInvoice cho biết, khi thiết kế – thi công sản phẩm, đội ngũ gặp rất nhiều khó khăn về môi trường, con người, thời gian… Lúc đầu, đội thi công dự án chỉ có 5 lập trình viên, sau đó được huy động thêm lên khoảng 40 người. Tuy nhiên, những người giỏi nhất đang làm các dự án khác thì không thể điều về dự án này được. Quản lý một đội ngũ khoảng 40 người nhưng phần lớn trong đó là những nhân sự anh Phú chưa gặp bao giờ không phải là một việc đơn giản. Thời điểm đó lại đang vào đỉnh dịch Covid-19, mọi người làm việc online ở nhà. Nhân sự mới, gần như tất cả đều phải học lại nghiệp vụ. Tuy nhiên, nhờ áp dụng phương pháp Agile Scrum và quy trình phát triển phần mềm chuyên nghiệp tại MISA mà việc thiết kế – thi công sản phẩm vẫn diễn ra suôn sẻ và chạy đua kịp tiến độ.

Anh Phú cho biết, khoảng thời gian đó hôm nào cả team cũng làm việc tới 10h đêm, làm cả thứ Bảy, Chủ nhật. Cách một hôm lại họp với sếp một lần và gần như toàn họp tới 1-2h đêm. Công nghệ lõi từ sản phẩm cũ sang sản phẩm mới không thay đổi nhưng mô hình triển khai khác nhau rất nhiều nên cả team phải “vừa đi vừa dò đường”, vừa làm vừa nghiên cứu, “mò mẫm”.

Sang giai đoạn kiểm thử, khó khăn còn tăng lên gấp bội. Team làm dự án gần như ngày nào cũng phải lên làm việc với Cục Công nghệ Thông tin của Tổng cục thuế. Anh Phú cho biết, khi kiểm thử phần mềm mang đi kết nối với cơ quan Thuế, có rất nhiều điểm khác biệt không lường trước được và mất rất nhiều thời gian, công sức để sửa lại.

Nhớ lại giai đoạn này, Giám đốc sản phẩm MISA meInvoice PT Hà cho biết, thời điểm đó dịch Covid-19 vẫn còn nóng, hầu hết các công ty đều cho nhân viên làm việc ở nhà nhưng chị Hà và các anh chị em thuộc nhóm kiểm thử với Thuế vẫn phải lên cơ quan Thuế gần như hàng ngày và thường xuyên về muộn. 

“Có đêm chúng tôi làm nghiệm thu cùng với Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất của MISA ở Tổng cục Thuế đến 10h tối, ngồi hí hoáy sửa format theo yêu cầu của bên Thuế, xong cuối cùng vẫn bị họ từ chối và bắt làm lại. Nhiều đêm ngủ vẫn mơ tới công việc, sáng hôm sau ngủ dậy lại “chiến đấu” tiếp và lại hừng hực khí thế như lần đầu. Anh chị em trong dự án thường xuyên động viên nhau và cầu mong sức khỏe tốt, trí lực minh mẫn để vượt qua giai đoạn chông gai này”.

Bao khó khăn, vất vả và công sức của đội ngũ làm dự án phần mềm hóa đơn điện tử cuối cùng cũng được nếm “trái ngọt”. Ngày 21/11/2021, MISA được Tổng Cục Thuế công bố chính thức là đơn vị đủ điều kiện là nhà cung cấp dịch vụ truyền – nhận – lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử. Đây là dấu mốc vô cùng quan trọng cho sản phẩm MISA meInvoice để từ đây sản phẩm bước vào hành trình tăng trưởng và bùng nổ mạnh mẽ.

Cùng với đó thì lượng việc của đội ngũ làm sản phẩm cũng tăng theo “chóng mặt”. Ở giai đoạn chuyển giao, chị PT Hà cho biết, khâu trả lời vướng mắc của nội bộ MISA và khách hàng, làm tài liệu hỗ trợ và video hướng dẫn chiếm rất nhiều thời gian và công sức của nhóm phân tích thiết kế. Nhóm thường xuyên ngồi làm việc online cả cuối tuần, còn các buổi tối ngày thường thì làm tới 10h30 – 11h để kịp thời soát xét, nghiệm thu các tài liệu truyền thông với bên ngoài.

Trong vòng 4 tháng thí điểm triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định mới tại 6 tỉnh thành nêu trên, đội ngũ MISA đã chuyển đổi thành công cho khoảng 80.000 khách hàng của sản phẩm MISA meInvoice tại các tỉnh này. Sau đợt triển khai thí điểm thì lượng khách hàng doanh nghiệp ngày càng tăng mạnh, lượng xuất hóa đơn theo thông tư mới tăng “phi mã” gấp 4-5 lần, hiện một năm xuất khoảng 400 triệu hóa đơn.

Phía sau thành công của dự án MISA meInvoice là sự góp sức của toàn bộ đội ngũ làm dự án. Hơn 90 ngày đêm “ăn ngủ” cùng với sản phẩm, trải qua 2 giai đoạn “nóng”, những “chiến binh thầm lặng” ấy đã nỗ lực gấp đôi sức mình nhằm gia tăng năng suất và chạy đua với thời gian để sản phẩm MISA meInvoice có thể đáp ứng được những tiêu chí ngặt nghèo của Tổng Cục Thuế và phục vụ tốt cho khách hàng.

Sự thành công của sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử MISA đã để lại rất nhiều kinh nghiệm và bài học đáng giá cho doanh nghiệp. Điều có thể thấy đầu tiên là một đội ngũ nếu có “tinh thần chiến binh” và sự tận tụy, tâm huyết với công việc thì đó là một đội ngũ “bất bại”, có sức mạnh và nội lực vô biên để vượt qua các khó khăn, thử thách. Tinh thần này đã được hình thành và nuôi dưỡng từ khi nhân sự bước chân vào MISA.

Bên cạnh đó, trong quá trình làm sản phẩm, phải thấu hiểu rất rõ về các quy định của pháp luật, nhất là với một sản phẩm mang tính pháp lý cao như hóa đơn điện tử.

Thứ ba, để phát triển sản phẩm và có thêm được nhiều khách hàng, chắc chắn sản phẩm đó phải rất mở. Độ mở của sản phẩm giúp phần mềm dễ dàng và linh hoạt khi kết nối với các hệ thống khác, mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng.

Tiếp đó, dự án phải hiểu được và bám sát nhu cầu của khách hàng, giải quyết được các vấn đề thực tế mà khách hàng đang gặp phải.

Thứ năm, việc đúng đắn của các dữ liệu đầu vào khi làm một sản phẩm phần mềm phải được đặt lên hàng đầu, sau đó là tốc độ và tính ổn định.

Thứ sáu, xác định vai trò của sản phẩm sớm, giúp việc phát triển đầy đủ hệ sinh thái từ webapp tới các cầu nối cho các hệ thống khác đi qua để xuất hóa đơn.

Thứ bảy, giao diện người dùng đơn giản, đầy đủ hướng dẫn sử dụng là điều bắt buộc với 1 sản phẩm mới. Ngoài ra, việc ứng dụng các công nghệ hiện đại và công nghệ AI cũng giúp sản phẩm có nhiều ưu điểm cạnh tranh so với đối thủ.