Những sai lầm thường mắc phải trong hoạt động PR

Mục đích của PR (quan hệ công chúng) là xây dựng được chân dung doanh nghiệp, khắc họa được những nét khác biệt, những giá trị riêng mà doanh nghiệp mang đến cho người tiêu dùng, cho xã hội.

Khác với hoạt động quảng cáo là trả tiền để có chỗ tự giới thiệu trên các phương tiện truyền thông, nhiệm vụ của PR là thu hút giới báo chí chú ý đến với doanh nghiệp và có những bài viết tích cực về hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, để PR đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp phải thật khéo léo, tế nhị và không quá phô trương. Sau đây là các sai lầm thường thấy trong hoạt động PR:

Có thể nói PR là một hình thức đầu tư phát triển doanh nghiệp rất hiệu quả. Cũng như mọi loại hình đầu tư khác, doanh nghiệp không nên xem nhẹ việc đầu tư thời gian cho các hoạt động quan hệ báo chí, truyền thông. Nhiệm vụ của PR là thông qua các phương tiện truyền thông gây tác động tích cực đến công chúng. Vì vậy, đừng tiếc thời gian cho việc sắp xếp, dành thời gian cho các cuộc họp báo, phỏng vấn với báo chí, gửi thông cáo báo chí để giới thiệu các sự kiện mà doanh nghiệp thực hiện như giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng, hoạt động gây quỹ… mà doanh nghiệp dự định tiến hành. Luôn theo dõi bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất.

Trong các buổi họp báo, sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên môn cũng như tính học thuật quá sâu sẽ không gây mấy ấn tượng cho các biên tập viên, phóng viên vì họ vốn không có nhiều thời gian để tìm hiểu công nghệ sản xuất, lịch sử thành lập công ty, thành viên cổ đông… Tốt hơn là đi thẳng vào vấn đề, sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu và dành phần lớn thời gian cho các câu hỏi phỏng vấn.

Thông cáo báo chí phải đầy đủ thông tin, rõ ràng, cụ thể thời gian, địa điểm sự kiện diễn ra, không quá ngắn hoặc quá dài, nhưng phải bao quát hết các nội dung. Hãy đảm bảo những gì viết ra đều đi trực tiếp vào vấn đề, đưa thông tin quan trọng nhất lên trên, kết thúc bằng cách mô tả tóm tắt sự kiện theo nguyên tắc: ngắn gọn và đơn giản. Một thông cáo báo chí không đúng quy cách, lỗi chính tả, thiếu logic sẽ gây ấn tượng rất xấu đối với hình ảnh doanh nghiệp.

Việc không chuẩn bị đầy đủ thông tin cho các câu hỏi phỏng vấn sẽ là một sai lầm rất lớn, ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt giới báo chí, truyền thông. Rất khó chấp nhận nếu người đại diện doanh nghiệp mù mờ thông tin, trả lời không rõ ràng các vấn đề mà các nhà báo đã bỏ công tìm hiểu.

Sự phóng đại quá mức về thành công của doanh nghiệp sẽ làm hỏng chiến dịch PR, khiến người đọc dễ nảy sinh nghi ngờ, ảnh hưởng đến tính xác thực của thông tin mà doanh nghiệp đang cung cấp. Lưu ý tránh sự nhầm lẫn giữa quảng cáo và PR. Trong hoạt động quảng cáo, người ta có thể nói hơi quá về mình để gây ấn tượng lâu dài trong tâm trí khách hàng. Còn với PR thì ngược lại, không thể buộc các phương tiện truyền đạt lại thông điệp của doanh nghiệp, mà là cung cấp cho họ những thông tin hữu dụng nhất.

Nếu có bất cứ sự kiện nào nhỏ hay lớn mà doanh nghiệp đều gửi thông cáo báo chí đến các tòa soạn nhằm gây sự chú ý sẽ dễ khiến các phóng viên nhàm chán. Chỉ khi doanh nghiệp có sự kiện thật sự trọng đại thì hãy nhớ tới giới truyền thông. Một thông cáo báo chí tốt phải đáp ứng yêu cầu tối đa của phóng viên là cung cấp lượng thông tin đầy đủ, nếu viết riêng cho từng tờ báo thì càng tốt, bởi mỗi báo phục vụ nhu cầu bạn đọc khác nhau, nhu cầu nắm thông tin nhiều ít khác nhau.

Ngày nay, PR và báo chí truyền thông có mối quan hệ tương trợ lẫn nhau. Cần chú ý rằng, mỗi tòa soạn có tôn chỉ riêng của mình nên nhiệm vụ của PR là hiểu biết về công việc làm báo để làm cho báo giới “cảm” được thông tin doanh nghiệp đưa ra và chuyển tải đến người đọc. Cách tốt nhất là tìm hiểu, theo dõi dạng thông tin mà mỗi tờ báo chuộng, đặc biệt là thông tin có liên quan đến sản phẩm và doanh nghiệp mình.

Một kế hoạch PR tốt bao gồm việc đánh giá tình hình, xác định mục tiêu, xác định nhóm công chúng, lựa chọn phương tiện truyền thông và đánh giá kết quả. Cần phải quyết định ở đâu, khi nào, bằng cách nào để mọi việc tiến triển một cách tốt nhất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố (nếu có) một cách an toàn và nhanh chóng nhất.

Nhiều doanh nghiệp thuê các công ty chuyên hoạt động PR mà không nắm được hiệu quả công việc, không theo sát được tình hình cũng như hình ảnh thương hiệu mình trong mắt công chúng. Ngược lại, nhiều doanh nghiệp tự làm lấy mọi việc một cách thiếu chuyên nghiệp và kém hiệu quả. Điều quan trọng là phải lựa chọn và quyết định một giải pháp hợp lý trong từng tình huống. Với các sự kiện nhỏ, doanh nghiệp có thể tự sắp xếp lấy, nhưng khi có sự kiện lớn hay đối mặt với những thông tin bất lợi, doanh nghiệp phải nhờ đến các công ty PR chuyên nghiệp giúp đỡ và xử lý khủng hoảng.

Nhiều doanh nghiệp gắn bó với chỉ một số báo đài mà không mở rộng, tìm kiếm những đối tác mới. Điều này vô tình giới hạn doanh nghiệp trong một khuôn khổ nào đó với hình ảnh mờ nhạt và số lượng khách hàng hạn chế. Vì vậy, hãy sử dụng mọi phương tiện, mọi hình thức có thể để sáng tạo đưa hình ảnh doanh nghiệp đến với công chúng qua cái nhìn thiện cảm nhất.