Bạn có biết đối với các giám đốc, điều gì là đáng sợ hơn cả? Liệu đó có phải là những đòi hỏi ngày càng khắt khe của các cổ đông không? Có thể, nhưng trên thực tế thì điều khiến cho các giám đốc của chúng ta phải mất ăn mất ngủ chính là việc phải thúc đẩy, khuyến khích khả năng tự sáng tạo và tư duy cho nhân viên của mình, đồng thời phải kiểm soát được suy nghĩ và hành động của họ.
02131.jpg)
Ảnh minh họa
Để làm được điều này, giám đốc điều hành cần có một trợ thủ với chức danh “cố vấn ngoại giao”, nhưng chính thái độ và cách giao tiếp của các vị giám đốc trong công ty cũng là một yếu tố có sức tác động lớn. Vì thế để áp đặt được ý muốn của mình lên nhân viên và thu phục được họ, giám đốc phải là người có tài ngoại giao điêu luyện và có kỹ năng truyền đạt thông tin hiệu quả.
Mỗi cá nhân ngày nay thực hiện việc giao tiếp nhiều hơn bao giờ hết với sự giúp sức của các phương tiện thông tin hiện đại như nói chuyện qua Internet, các loại thông tin điện tử, hội thảo từ xa, … nhưng liệu nhiều hơn có nghĩa là hiệu quả hơn?
Nếu bạn là một cố vấn ngoại giao, hay là một giám đốc, bạn cần cân nhắc lại các vấn đề sau:
• Việc liên lạc giữa ban giám đốc với các cổ đông một cách trực tiếp hay qua các phương tiện điện tử và thư từ đã hiệu quả chưa?
• Đối với các cổ đông giám đốc công ty có phải là người đáng tin cậy không?
• Làm thế nào để tạo được uy tín và chiếm được lòng tin của mọi người?
Việc mất uy tín trước nhân viên là cơn ác mộng của các giám đốc. Chỉ cần một lần lỡ lời hay một thiếu sót dù là nhỏ cũng có thể làm tan biến đi lòng tin và ủng hộ của họ đối với giám đốc. Lời khuyên dành cho các lãnh đạo công ty: hãy nghiên cứu kỹ những yếu tố có tác động lớn đến giao tiếp sau:
1. Nội dung cần truyền đạt: Tạo thói quen nêu bật nội dung bạn muốn truyền đạt ngay từ đầu cuộc nói chuyện và nêu lên những vấn đề mà thính giả của bạn quan tâm để thu hút sự chú ý.
2. Rõ ràng, mạch lạc: Cố gắng truyền đạt một cách thuyết phục và hấp dẫn nội dung đã xác định, làm cho thính giả hiểu vì sao họ cần phải lưu tâm đến điều bạn đang nói.
3. Diễn đạt bằng cử chỉ: Hãy nhớ rằng những gì bạn nhìn thấy hoặc trải qua tạo ấn tượng với bạn sâu đậm hơn những gì bạn nghe hay đọc được rất nhiều. Vì vậy, cần chú ý đến những chi tiết khác khi bạn nói như âm điệu, cử chỉ, tư thế đứng và cả âm lượng nữa.
4. Kênh giao tiếp: Trước tiên bạn cần xác định mục đích của cuộc nói chuyện là gì, là để thông báo, cam kết hay thuyết phục? Sau đó tìm hiểu xem người nghe thích giao tiếp bằng kênh nào, trực tiếp hay qua điện thoại, hay bằng thư điện tử? Khi có chuyện cần bàn bạc với các cổ đông thì bạn có thể dùng kênh giao tiếp trực tiếp, và sau đó xác định lại bằng văn bản.
Nếu bạn muốn người khác lắng nghe, bạn phải nói theo cách của họ. Có nghĩa bạn cần thể hiện rằng bạn quan tâm đến người nghe và hiểu họ muốn gì, cần gì.
Thử thách với tân giám đốc
Khả năng giao tiếp của giám đốc đôi khi quyết định sự sống còn của cả doanh nghiệp. Hãy tưởng tượng bạn nhậm chức tổng giám đốc của một công ty hoàn toàn xa lạ với bạn, và nó lại đang gặp khủng hoảng về doanh thu, lợi nhuận và thị phần. Các cổ đông bắt đầu mất kiên nhẫn, và gây sức ép buộc ban lãnh đạo công ty phải giải trình việc này. Tất cả phụ thuộc vào bạn. Bạn sẽ làm gì để giữ được uy tín của mình và lòng tin của cổ đông đây?
Bước đầu tiên, bạn cần đọc được tâm trạng của các cổ đông. Họ muốn biết điều gì? Và công ty đáp ứng được bao nhiêu phần trăm mong đợi của họ?
Dĩ nhiên, họ muốn biết về tình hình lợi nhuận của công ty. Vậy thì hãy tránh tỏ ra quá tự tin khi nói đến vấn đề đó, nhưng cũng không cần phải bi quan. Hãy nhớ, đừng đi vào chi tiết, chỉ nêu ra phương hướng và mục tiêu cho hoạt động. Cần phải tổ chức một cuộc gặp trực tiếp với các cổ đông và báo chí. Thái độ và niềm tin của giám đốc sẽ là vật bảo đảm giúp cho công ty giữ được danh tiếng và cổ phiếu không bị sụt giá đột ngột, nếu không bạn và công ty của bạn sẽ chẳng còn gì. Đồng thời, bạn cũng sẽ chiếm được niềm tin của các nhân viên trong công ty.
Đối với một doanh nghiệp, tăng trưởng lợi nhuận và giá cổ phiếu giữ ở mức cao đã là một thành công lớn. Nhưng sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp cần nhiều hơn thế, cụ thể là mối quan hệ gắn bó giữa ban lãnh đạo, nhân viên, các cổ đông, khách hàng và bạn hàng chiến lược. Sự gắn bó ấy chỉ có thể tạo được qua giao tiếp. Sâu xa hơn nữa, điều đó phụ thuộc vào chính khả năng nhìn nhận của giám đốc.
Vì thế, một giám đốc giỏi cần phải:
• Hiểu rõ ảnh hưởng của thái độ và hành động của người lãnh đạo tác động đến văn hoá công ty và tâm lý của nhân viên như thế nào để có trách nhiệm hơn với bản thân.
• Nâng cao khả năng giao tiếp và truyền đạt quan điểm và mục tiêu mới của doanh nghiệp.
• Nâng cao nhận thức của ban giám đốc và nhân viên về tầm quan trọng của việc truyền đạt và giao tiếp, cũng như vai trò của chính họ trong việc tạo ra môi trường giao tiếp lành mạnh và hiệu quả trong công ty.
• Xác định rõ tầm nhìn, giá trị cốt lõi, chiến lược của doanh nghiệp và hành động cụ thể: Cần phải làm rõ doanh nghiệp muốn gì, tại sao điều đó lại quan trọng và cách thức thực hiện. Người lãnh đạo có nhiệm vụ giúp ban giám đốc lập kế hoạch và hiện thực hoá các dự tính ấy.
• Tạo điều kiện cho ban giám đốc có thể trao đổi tự do và thoải mái về các vấn đề dù lớn hay nhỏ trong công ty mà không cần phải tổ chức họp trong mọi trường hợp. Qua đó, chính các giám đốc sẽ phải rèn luyện khả năng giao tiếp, thuyết phục đồng nghiệp của mình.
• Tìm ra một nhân vật trung tâm để truyền đạt thông tin giữa các cấp và động viên nhân viên cho đến cấp thấp nhất. Những người đó phải được đào tạo tốt về kỹ năng để truyền đạt thông tin một cách ngắn gọn, súc tích mà vẫn đầy đủ nội dung và dễ hiểu, trong trường hợp cần thiết có thể tổ chức thảo luận để lấy ý kiến.
• Luôn nhớ tóm tắt lại nội dung của các quyết định đã đạt được bằng văn bản và gửi đến tất cả các nhân viên.
• Thường xuyên nhận xét và góp ý: cần tìm hiểu thái độ và phản ứng của các cổ đông đối với những thay đổi trong công ty và hiệu quả của việc truyền đạt theo cách thức mới đối với hoạt động của công ty để điều chỉnh kịp thời.
Bạn sẽ thấy tác động của những yếu tố trên trong việc gắn kết các thành viên và bộ phận của công ty, bởi khi họ giao tiếp dễ dàng hơn thì sẽ hợp tác với nhau hiệu quả hơn. Qua đó, toàn bộ nhân viên sẽ được phổ biến thông suốt về mục tiêu chiến lược và con đường phát triển của doanh nghiệp, nhờ vậy mà năng lực hoạt động và nhiệt tình của họ sẽ được huy động tối đa.
