Trong một môi trường kinh doanh cạnh tranh, các doanh nghiệp (DN), tổ chức đang phải đối mặt với một áp lực chưa từng thấy khi phải hoàn thành công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn với ít tài nguyên hơn. Thách thức này buộc các DN phải tư duy lại các chiến lược và mô hình hoạt động hiện tại.
Cải tiến phương thức làm việc không có nghĩa là phải làm việc cực nhọc hơn, mà phải là làm việc thông minh hơn. Môi trường làm việc trong thập kỷ vừa qua đã trải qua một sự biến động rất lớn.
Chúng ta đã và đang chứng kiến một sự thay đổi mang tính thế hệ về phong cách làm việc, với một tốc độ chóng mặt.
Khi một thế hệ mới các nhân viên và sinh viên thích sử dụng những mạng xã hội (MXH) như Facebook, Linked In, Twitter, blog… xuất hiện, các công cụ MXH nhanh chóng trở thành một đòi hỏi tất yếu trong DN.
Vậy thì trước trào lưu văn hóa mới này, các DN, tổ chức có thể thu được những lợi ích gì từ việc ứng dụng MXH vào môi trường làm việc?
Theo Hãng Phân tích công nghệ IDC, cho dù vẫn có rất nhiều lãnh đạo ngăn cấm việc sử dụng phần mềm MXH trong môi trường làm việc, trên thực tế có tới hơn 50% các nhân viên văn phòng tại Mỹ sử dụng MXH cho các mục đích công việc ít nhất là mỗi tuần một lần. Những công ty không khai thác được môi trường làm việc mới bị sa lầy trong các hệ thống cũ, các quy trình cũ và cách tư duy cũ.
Một cuộc khảo sát của Viện nghiên cứu Giá trị Kinh doanh của IBM với tiêu đề Một phương thức làm việc mới đã cho thấy các công ty biết ứng dụng phương thức làm việc mới có thể vượt trội gấp ba lần so với các đối thủ cạnh tranh trong ngành, khi có thể tạo ra những hoạt động công việc có tính linh động, cộng tác và kết nối.
Những nhà lãnh đạo được IBM khảo sát cho biết rằng mức độ cộng tác cao hơn không chỉ giúp họ nâng cao hiệu suất hoạt động mà còn thúc đẩy tăng trưởng. Vậy họ đã thực hiện điều đó như thế nào?
– Các công ty cần đảm bảo rằng nhân viên có thể làm việc một cách năng suất và hiệu quả không phụ thuộc vào địa điểm, các rào cản về mặt tổ chức, thời gian hoặc thiết bị. Email, các chương trình “chat” trực tuyến nội bộ, các thiết bị họp trực tuyến, họp qua điện thoại… là những công cụ hữu hiệu để kết nối công việc “theo thời gian thực”.
– Các nhà quản lý cần phải có khả năng truy cập tức thời vào những dữ liệu có thể cho phép họ bố trí đúng người với đúng kỹ năng vào những dự án thích hợp – không phụ thuộc vào chức vụ, cấp bậc hoặc mức lương của họ.
– Các nhóm làm việc cần phải được triệu tập và giải tán một cách nhanh chóng. Mọi người cần có khả năng truy cập nhanh chóng vào những thông tin cần thiết và kịp thời, và họ cũng cần có những cách thức mới để chia sẻ kiến thức một cách hiệu quả trong nội bộ tổ chức.
Dĩ nhiên là môi trường làm việc có ứng dụng MXH cũng có những vấn đề nhất định. Khi làm việc qua mạng, tính “thứ bậc” trên dưới bị đe dọa, và nhiều nhà quản lý cảm thấy e ngại khi nhân viên không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng hằng ngày. Một số tổ chức khác lại không muốn đầu tư thêm để biến các công ty trở thành các DN hoạt động trên MXH.
Cũng vẫn còn có những người tin rằng việc “cát cứ” thông tin mang lại cho họ sức mạnh, và một số người khác lại tin rằng việc đóng chặt tất cả các cánh cửa sẽ đảm bảo cho họ được an toàn hơn.
Chúng ta chắc hẳn đã nghe nói đến các trường hợp “thất bại” khi ngăn cản trào lưu MXH. Khi các bộ phận CNTT bị cấm sử dụng bách khoa thư trực tuyến (wikis) do những quan ngại về an ninh của công ty thì chính các nhân viên sẽ xây dựng các wikis của chính họ.
Khi các nhà quản lý cố gắng để bảo vệ lãnh địa của họ thì nhân viên lại sử dụng nhắn tin tức thời (instant messaging) để hóa giải biện pháp đó. Khi khách hàng tức giận về những khiếm khuyết của sản phẩm, họ biểu hiện sự phẫn nộ trên mạng Internet. Mọi người sẽ trao đổi về công việc và chia sẻ nội dung liên quan công ty trên MXH khi họ không có lựa chọn nào khác.
Việc ứng dụng MXH không chỉ còn đơn thuần là có thêm kênh để truyền tải nội dung như blog, wikis và Twitter nữa, mà các phần mềm MXH có ý nghĩa cơ bản để hoàn thành công việc. Kinh nghiệm làm việc luôn và vẫn sẽ tiếp tục được phát minh lại cho phù hợp với các phong cách làm việc đang biến động xoay quanh MXH.
Các công ty cần tự trang bị sẵn sàng để có thể cạnh tranh trong thời đại mới. Đó không chỉ là thuyết phục những người chống đối chia sẻ quyền lực và sức mạnh, mà còn là ứng dụng các công cụ công nghệ mới để chính các công ty có thể hình thành MXH, khuyến khích mọi người tham gia và cộng tác.
Các DN tương lai sẽ có diện mạo rất khác so với những DN hiện nay. Tại những công ty tiến bộ, những phương thức làm việc mới đang được triển khai. Rõ ràng là hoạt động kinh doanh trên MXH có một tiềm năng rất lớn, và điều quan trọng là nó hoàn toàn phù hợp và nằm trong tầm với của các DN hiện nay.
Theo kienthuckinhte.com
