NGHỆ THUẬT ỦY QUYỀNPhần 1 ỦY QUYỀN LÀ GÌ ?
“Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua nỗ lực của người khác. Điều này thể hiện lòng tin của bạn vào người khác để giao phó công việc mà, nếu không,chính bạn phải làm” Dickinson
Chú ý !
– Ủy quyền không không phải là giao việc.
– Ủy quyền không phải là chỗ để bạn “tống khứ” (dumping) những công việc mà bạn không thích làm.
– Ủy quyền không phải là từ bỏ trách nhiệm.
– Ủy quyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng : trách nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm cuối cùng.
Lợi ích của ủy quyền
– Ủy quyền là giải phóng thời gian của bạn.
– Ủy quyền là phương tiện để phát triển nhân viên.
– Ủy quyền biểu hiện lòng tin của bạn vào nhân viên.
– Ủy quyền giúp gia tăng chất lượng các quyết định.
– Ủy quyền giúp nâng cao quyết tâm, tinh thần hăng hái và là nguồn động viên cho nhân viên.
Điều gì ngăn cản bạn ủy quyền ?
o Một số giả định của bạn :
– Họ không đáng được như vậy
– Họ không thích có thêm việc …
o Sự sợ hãi :
– Tôi không muốn họ biết nhiều quá !
– Nếu họ làm sai, tôi sẽ bị khiển trách !
o Niềm tin cá nhân :
– Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều
– Nếu chính tay tôi làm thì sẽ nhanh hơn nhiều
– Tôi thích lúc nào cũng bận rộn. Bạn ủy quyền những gì ?
– Những việc mà bạn thích làm và cũng đồng thời giúp người khác phát triển.
– Các công việc thường nhật.
– Các công việc cần thiết.
– Những việc mà bạn biết rất tường tận và muốn huấn luyện cho người khác.
– Công việc hấp dẫn, đòi hỏ sự sáng tạo và giúp cho nhân viên phát triển.
Những công việc bạn không nên ủy quyền
– Đánh giá thành tích công tác
– Định hướng hoạt động của đơn vị
– Động viên nhân viên
– Giao tiếp với nhân viên
– Xây dựng ê kíp
Một trình tự ủy quyền hiệu quả
1. CHUẨN BỊ :
Bạn hãy tự hỏi
– Những mục tiêu và kết quả mong đợi của công việc là gì ?
– Kết quả công việc được đo lường như thế nào ?
– Cần bao nhiêu thời gian để thực hiện công việc ?
– Cần những nguồn lực và hổ trợ gì để hoàn thành công việc ?
– Cần thẩm quyền đến mức độ nào ?
– Tôi đã làm bản yếu lược công tác chưa ?
– Tôi có sẵn sàng tỏ ra linh hoạt khi gặp người được ủy quyền hay không ?
2. LỰA CHỌN :
Bạn hãy tự hỏi.
– Ai có thể làm công việc này ?
– Ai có thể phát triển thông qua công việc này ?
– Ai cần phải được giao trách nhiệm nhiều hơn ?
– Hiện tại ai có thể làm công việc này ?
– Ai cần được phát triển kỹ năng trong một lĩnh vực đặc thù ?
– Công việc có khẩn cấp hay không ?
– Còn những điều gì cần phải cân nhắc hay không ?
3. GẶP GỠ :
Bạn hãy tự hỏi.
– Bạn đã thảo luận về tiêu chuẩn hoàn thành công việc và hạn định thời gian chưa ?
– Người được ủy quyền có biết về những nguồn lực có sẵn và phạm vi quyền hạn của anh / chị ta không ?
– Bạn đã gặp trực diện người được ủy quyền để giải thích rõ mọi vấn đề chưa ?
– Bạn có nói với người được ủy quyền là tại sao bạn chọn anh / chị ta hay không ?
– Bạn có để cho người được ủy quyền được tự do quyết định phải làm công việc như thế nào không
4. HỢP ĐỒNG :
Những điểm chính mà bạn phải thỏa thuận.
– Bản chất và phạm vi công việc ?
– Kết quả mong đợi ?
– Người cộng sự sẽ được đánh giá như thế nào ?
– Hạn thời gian hoàn thành công việc ?
– Phạm vi thẩm quyền cần thiết ?
5. THEO DÕI :
Bạn cần phải làm gì ?
– Chỉ kiểm tra vào những thời điểm đã thỏa thuận.
– Luôn luôn sẵn sàng.
– Hổ trợ và giúp đỡ khi cần thiết
– Cung cấp đủ nguồn lực để hoàn thành công việc.
– Luôn động viên cổ vũ.
6. KIỂM ĐIỂM :
Bạn hãy tự hỏi.
– Công việc có được hoàn thành như những mục tiêu đặt ra ban đầu hay không ?
– Người được ủy quyền có phát triển thông qua công việc hay không ?
– Bạn có cảm thấy hài lòng với kết quả công việc khi giữ vai trò người ủy quyền hay không ?
– Bạn sẽ làm gì lần sau để nâng cao chất lượng ủy quyền ?
Theo Blog Quản trị doanh nghiệp
