Để tổ chức một cuộc họp thành công (P2)

Khái niệm: Một cuộc họp là gì?

– Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề. 

– Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt.

– Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức hoặc không chính thức), thời gian…

Cả hai loại cuộc họp chính thức và không chính thức đều cần đến sự cẩn thận và quan tâm. Nó sẽ trở nên ít chính thức hơn khi có sự thờ ơ và vấn đề xảy ra.

– Các cuộc họp đều phải tuân thủ một hoặc kết hợp các mục đích sau:

• Kiểm soát

• Kết hợp

• Thông báo

• Thuyết phục

-Tiến trình một cuộc họp sẽ bao gồm:

• Phân tích và giải quyết các vấn đề

• Tư vấn và giải hoà các xung đột

• Thảo luận và trao đổi quan điểm

• Nêu vấn đề và tạo động cơ

• Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm

• Nhận được ý kiến và hồi âm

• Tăng cường hỏi đáp

• Đào tạo và phát triển

– Chi phí và hiệu quả

Mọi cuộc họp đều phải tính đến chi phí. Dưới đây là ví dụ một số chi phí khác nhau :

+ Chi phí thời gian

+ Chi phí vật chất: tiền và các dụng cụ phụ trợ sử dụng

+ Chi phí cơ hội: Mọi người có thể làm được việc gì nếu họ không đến cuộc họp, giá trị của những hoạt động này như thế nao?, là bao nhiêu?. Vì vậy hãy luôn nghĩ đến thời gian của mọi người và bạn phải chắc chắn rằng cuộc họp của bạn là đáng giá để tổ chức và tham dự

Cuộc họp tồi sẽ dẫn đến:

– Quyết định tồi

– Chính sách tồi

– Tạo nên sự hỗ độn và xáo trộn

– Gián đoạn công việc

– Gây chú ý tới những nhiệm vụ nhỏ hơn là những nhiệm vụ lớn quan trọng

– Tinh thần thấp

– Giảm tiến trình làm việc và hoãn lại hành động

– Nước mắt Phí thời gian và tiền bạc … 

tất cả những điều trên dẫn đến kết quả công việc không hiệu quả Do đó một cuộc họp tốt nhất thiết phải có bài phát biểu của chủ tịch và các thành viên.

Để tránh chi phí cao và khó khăn và đảm bảo rằng cuộc họp sẽ thành công và đáng giá, thì câu hỏi đầu tiên cần phải đặt ra khi chuẩn bị một cuộc họp là : ‘Cuộc họp có thực sự cần thiết không?’

Có lý do cụ thể và mục đích rõ ràng cho cuộc họp sẽ đạt được những ảnh hưởng sau:

• Mọi người sẽ hiểu rõ tại sao cuộc họp được tổ chức

• Mọi người sẽ được chuẩn bị và có thể đóng góp

• Mọi người sẽ được tập trung

• Mọi người sẽ muốn tham dự cuộc họp của bạn nếu cuộc họp là có hiệu quả.

• Sắp xếp và môi trường: Việc sắp xếp và môi trường trong phòng họp tạo nên không khí cho cuộc họp. Đó chính là thuyết trình có chuẩn bị. Điều đó có thể tăng cường hơn cho bài thuyết trình nói. Việc bố trí chỗ ngồi là rất quan trọng và sẽ được sử dụng cho các cuộc họp khác nhau:

Kiểu dạng phòng họp:

+ Tròn, oval

+ Hội thảo / hội nghị

+ Hình vuông

+ Hình chữ U

+ Nhiệt độ và không khí trong phòng

+ Sạch sẽ

+ Ánh sáng

+ Kích cỡ phòng

+ Mùi /mùi thơm

+ Thiết bị nghe nhìn

+ Hệ thống âm thanh

+ Tiếng động, tiếng ồn

Môi trường xung quanh cũng tạo nên không khí cho cuộc họp. Cân nhắc những vấn đề môi trường này sẽ tăng cường thêm cho bài thuyết trình.

Chuẩn bị chương trình

– Các mục mới để thảo luận, và cụ thể ai sẽ dẫn hoặc

– Thứ tự để tổng kết lại cuộc họp trước và các hoạt động tiếp theo

– Thời gian chương trình, thời gian nghỉ ( nếu cần)

– Các vấn đề hành chính

– Tài liệu

– Bảo đảm rằng biên bản và chương trình được phát đúng lúc

– Bố trí phòng họp

– Chỗ ngồi cho đại biểu

– Cà phê giải khát

Chuẩn bị về cá nhân

– Chương trình

– Bản thân: Trang phục, diện mạo, kiểm soát cảm xúc…

Thông báo và giới thiệu chương trình Chủ toạ sẽ thông báo cho mọi người về:

+ Hình thức của cuộc họp

+ Chương trình của cuộc họp

Chương trình sẽ như một chiếc bản đồ của cuộc họp. Nó sẽ nói cho chúng ta thứ tự của các vấn đề sẽ thảo luận. Có ba phần chính được gọi là thủ tục khai mạc, vấn đề kinh doanh chính và thủ tục bế mạc. Một chương trình tốt sẽ tăng cường hơn cho các bài thuyết trình trong cuộc họp.

+ Biên bản: Trong một số cuộc họp, thì biên bản sẽ rất cần thiết. Đôi khi nó chỉ là một mẫu form đơn giản trong khi ở một số cuộc họp khác nó được viết chính thức tiếp theo chương trình. Đó là một hình thức của bài thuyết trình viết sẽ giúp cho bài thuyết trình nói (chủ toạ và các thành viên thảo luận)

Biên bản là các bản viết thường xuyên với ba chức năng:

+ Thúc giục hành động: Nhắc mọi người đã nhận nhiệm vụ trong cuộc họp phải làm và làm đúng thời hạn

+ Là bước nối với cuộc họp tiếp theo: nối giữa các cuộc họp bảo đảm rằng các vấn đề được báo cáo hoặc được triển khai

+ Ghi chép:

Ghi chép thường xuyên những gì đã xảy ra và quyết định được thống nhất.

Biên bản tốt sẽ rất hiệu quả và là bài trình bày hữu ích nếu chúng :

+ Chính xác: điều này rất quan trọng vì bất kỳ bỏ sót nào cũng gây nên vấn đề

+ Mục tiêu: Dù ai chuẩn bị biên bản cũng phải đưa ra mục tiêu và không được đưa ý kiến cá nhân vào

+ Dễ hiểu: Tóm tắt và ghi chép đúng

+ Trách nhiệm: Ai sẽ đảm nhiệm việc gì, trước thời hạn nào, tất cả được viết và trình bày theo tiêu chuẩn

Cơ cấu

– Tuân theo chương trình

– Thời gian

Kiểm soát

– Thời gian

– Ứng xử và thời gian nói chuyện của mọi người

– Đặt câu hỏi Tóm tắt

– Mỗi phần của chương trình

– Đạt được quyết định rõ ràng Lắng nghe

– Cách ứng xử của mọi người

– Đóng góp Cách nói:

– Hình thức ngôn ngữ cử chỉ tỏ ra tự tin

– Nói rõ ràng và dùng những câu ngắn, đơn giản, không sử dụng tiếng lóng

– Thay đổi tốc độ nói, sẵn sàng đặt câu hỏi

– Chọn mức âm lượng phù hợp với người nghe

– Nếu sử dụng micro, để micro cách miệng 4 cm

– Vừa nói vừa minh hoạ

• Tin tưởng

• Tin cậy

• Hưởng ứng

• Một ấn tượng lâu dài

Ấn tượng cuối cùng của người thuyết trình sẽ tạo ra:

• Cơ hội khác

Quy luật 7 áp dụng cho cả ấn tượng đầu và cuối buổi họp:

Các nghiên cứu về tâm lý-xã hội học chỉ ra rằng người tình bày có thể và có cơ hội gây ấn tượng mạnh nhất trong 7 giây đầu tiên/cuối cùng.

-Bảy giây đầu tiên / cuối cùng khi xuất hiện và hành động

-Bảy giây đầu tiên/cuối cùng của chuyển động

-Bảy giây đầu tiên/cuối cùng của bài phát biểu

Bề ngoài và hành động ‘nói lên hàng ngàn từ’ về người thuyết trình, trong đó việc ăn mặc chỉnh tề của người trình bày có ý nghĩa rất lớn, cần phải cân nhắc đến chi tiết sau sao cho phù hợp:

+ Tóc

+ Khuôn mặt

+ Quần áo, kiểu quần áo và lý do sử dụng kiểu quần áo đó.

+ Giầy

+ Những thứ khác: cà vạt, thắt lưng, hoa tai, nước hoa….

+ Kết hợp mầu sắc

Để có thể nhận được sự kính trọng, thì hướng tới người nghe chính xác là rất quan trọng. Trong trình bày có rất nhiều hình thức gọi người nghe dựa theo vị trí, môi trường và địa điểm.

Ví dụ:

“Ông Trần Văn Công, trưởng phòng kinh doanh sẽ…..(chính thức giới thiệu ai đó)

“Các quý ông, quý bà ở công ty…… (chính thức chỉ định nhóm người)

“Thưa các vị khách quý, thưa ông chủ tịch……”

Lưu ý rằng trong trình bày không bao giờ được phép gọi tên không, mà cần gọi đầy đủ họ tên với chức danh ngắn gọn

Hướng tới người nghe bao gồm tất cả các hình thức viết và hành động phù hợp khi trình bày.

Viết : 

Ví dụ: Lời chào mừng cho các bức thư và lời nhắn

Hành động : 

Ví dụ: 

+ Đưa và nhận tài liệu, cặp, sách, báo cáo

+ Đưa và nhận danh thiếp

+ Bắt tay

+ Cúi chào

+ Cử chỉ:

Ngôn ngữ cử chỉ là một hình thức giao tiếp im lặng và tế nhị. Trong hầu hết các trường hợp, ngôn ngữ cử chỉ được thực hiện thậm chí không chủ định. Ngôn ngữ cử chỉ có thể chuyển tải các nội dung nhất định. Chúng ta cần học cách đọc được các thông điệp và bắt đầu hiểu được các thông điệp cử chỉ.

Hiểu các kiểu cử chỉ khác nhau

Buồn giận: Thở ngắn và phát những tiếng như ‘tsk’, vặn tay, ghì chặt tay, chỉ ngón tay, đưa tay lên tóc vuốt, gãi gáy…

Lo lắng: Ho, phát ra âm thanh như ‘whew’, huýt sáo, hút thuốc, cấu véo, bồn chồn, lắc tiền hoặc chìa khoá, kéo tai, vặn tay….

Hợp tác:Tựa người về phía trước, tay mở, ngồi ở mép ghế, thiết lập các cử chỉ từ tay đến mặt, áo choàng không cài khuy

Bảo thủ: Vòng tay liếc nhìn các phía, sờ mũi, dụi mắt, cài khuy áo khoác, dịch chuyển xa ra Quyền lực, 

Tự tin: Có những cử chỉ thân thiện, ngồi thẳng, chống tay thành hình tháp, để tay đằng sau lưng, để tay trong túi áo với ngón tay cái ra ngoài, cử chỉ niềm nở, quay lưng vào người khác, ngồi ở tư thế nghỉ ngơi và gần như nằm ra.

Yếu đuối và không cảm thấy an toàn: Có những chuyển động nhỏ, rụt vai, nhai kẹo cao su, ngồi chơi không, cắn ngón tay, dựa mình về phía sau.

Sử dụng các kiểu hiệu quả có thể truyền tải một thông điệp hoặc một phản ứng dựa trên từng trường hợp. Ngôn ngữ cử chỉ hiệu quả là rất quan trọng trong một bài phát biểu ngắn hay dài. Việc sử dụng như thế nào tuỳ thuộc vào mục đích của người trình bày nhằm tăng sức thuyết phục hoặc chuyển tới người nghe một thông điệp không lời tế nhị.