“Làm thế nào để giúp nhân viên thoát khỏi cái vòng luẩn quẩn của tình trạng làm thêm giờ và quá tải công việc?”. Tại công ty TSMC, những sáng kiến quản lý của Chủ tịch Morris Chang đã giải quyết được vấn đề này. Thực tế, số giờ làm trung bình của nhân viên công ty đã giảm từ 58 giờ xuống 50 giờ nhưng hiệu quả công việc không bị ảnh hưởng.
Để nhân viên công ty thực sự tin vào thành ý của mình khi đề ra những nguyên tắc này chứ không hoài nghi đó chỉ là một chiêu thức xoa dịu họ tạm thời, Chủ tịch Chang nêu lên vấn đề tại mọi diễn đàn ông tham dự ở trong và ngoài công ty. Những nhân viên TSMC từ chỗ hoài nghi và dè dặt ban đầu đã tin vào những nguyên tắc ông đề ra và hành động theo để tạo nên những thay đổi thực sự. Chưa tới 6 tháng sau, số giờ làm việc trung bình của nhân viên công ty TSMC giảm xuống mức 50 tiếng một tuần (trước đây con số này luôn là hơn 50). Một vài trường hợp ngoại lệ chỉ là những đơn vị làm việc trong mùa cao điểm hoặc để đáp ứng những đơn hàng khẩn mà thôi.
Năm ngoái, kết quả của những cải cách do Chủ tịch Chang mang lại cho TSMC là doanh thu đạt kỷ lục hơn 400 tỷ Đài tệ, tỷ lệ sử dụng năng lực sản xuất vượt ngưỡng 100%, và số giờ làm của nhân viên, như đã nói ở trên, giảm đi đáng kể. “Ngài Chủ tịch luôn nhắc nhở các quản lý của công ty phải đưa ra những quyết định đúng đắn. Quyết định đúng không có nghĩa là kéo dài thời gian làm việc và cố hoàn thành công việc. Đó thực sự là hai thứ khác hẳn nhau”, L.C. Tu, Phó Chủ tịch phụ trách nguồn nhân lực phát biểu.
Giải pháp số 1: Giảm những cuộc họp vô ích
Nguyên nhân lớn nhất nằm ở chính văn hóa doanh nghiệp. Một giải pháp hiệu quả để giảm bớt số giờ làm việc là giảm số lượng những cuộc họp vô ích.
Tại mỗi nhà máy của TSMC, có tới 70 hay 80% nhân viên phải họp giao ban hàng ngày cho dù những vấn đề đưa ra bàn thảo không phải lúc nào cũng liên quan đến tất cả những người dự họp. Giải pháp của Chủ tịch Chang là chia nội dung của những cuộc họp giao ban cũng như thành phần dự họp thành ba bước. Bước thứ nhất là thuyết trình báo cáo tiến độ chung của dự án, nhấn mạnh những công việc cần ưu tiên thực hiện trong ngày. Mọi việc diễn ra trong 20 phút. Sau bước thứ nhất, có khoảng một nửa số người dự họp có thể ra về để bắt đầu công việc thực sự của họ. Bước thứ hai tập trung vào các vấn đề liên quan đến trang thiết bị, thời gian cũng được giới hạn trong nửa tiếng. Bước thứ ba là những vấn đề chuyên sâu cần nhiều thời gian để thảo luận và cũng chỉ cần một số lượng không lớn người tham dự vào cuộc họp. “Giảm tần suất các cuộc họp, số người dự họp và độ dài của các báo cáo giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian”, J.K. Wang, Phó Chủ tịch điều hành cho biết.
Giải pháp số 2: Tận dụng công nghệ để giảm tải
“Việc triển khai tuần làm việc 50 tiếng đã tạo nên bầu không khí thi đua làm việc một cách sáng tạo trong chúng tôi. Chúng tôi tìm cách sử dụng bộ óc của mình một cách sáng tạo và hiệu quả để hoàn thành những công việc có giá trị cao hơn”, ông Wang nói. Ví dụ, các kỹ sư thay vì dành hàng tiếng trời để thực hiện những công việc giản đơn như thu thập thông tin thì họ tìm cách áp dụng trí tuệ của họ vào công việc phân tích dữ liệu và chuẩn đoán vấn đề.
Thêm vào đó, tại TSMC, hệ thống đào tạo kiểu cũ tồn tại lâu đời được cải thiện để giảm tải công việc cho nhân viên. Trong quá khứ, trước khi nhân viên mới thực sự tiếp nhận vị trí của họ trong dây chuyền sản xuất như một nhân viên thực thụ, họ phải phụ thuộc hoàn toàn vào người có trách nhiệm đào tạo họ. Họ cần được chỉ dẫn ở từng khâu nhỏ nhất, và điều đó gia tăng gánh nặng công việc cho những người nhận trách nhiệm hướng dẫn. Trong trường hợp người hướng dẫn quá bận rộn, việc đào tạo người mới sẽ bị gián đoạn và làm chậm lại đáng kể.
Giải pháp thứ 3: Giúp nhân viên quay trở lại cuộc sống bình thường
“Trước đây, nhân viên thường phải thấp thỏm để ý ông chủ của họ đã về chưa để họ được ra về. Nhưng sau khi chủ tịch chia sẻ câu chuyện tuần làm việc 50 tiếng của ông và khuyến khích cấp dưới làm như thế, rất nhiều cấp dưới đã nghe theo, và sự thay đổi của những người này đã giúp mang lại cho toàn nhân viên cuộc sống bình thường không quá tải”, Phó Chủ tịch Tu kết luận.
Tóm lại, giảm giờ làm hay giảm nhẹ gánh nặng công việc không có nghĩa là tái cấu trúc toàn bộ hệ thống quản lý của công ty. Điều thực sự cần làm là tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thay vì chủ quan cho rằng đó chỉ là những rắc rối không đáng kể.
Theo Đình Vũ
