Chìa khóa giúp xây dựng thành công một chương trình tuyển dụng là tuân thủ một quy trình đã được công nhận cho từng vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển dụng. Thông thường, một trình tự tuyển dụng có hiệu quả phải bao gồm những bước sau:
Xây dựng các bản mô tả công việc rõ ràng. Các bản mô tả công việc phải có những nhiệm vụ đặt ra cho từng vị trí, kỹ năng chuyên môn mà ứng viên phải có, cá tính, phẩm chất quan trọng ứng viên cần có để hoàn thành nhiệm vụ và những kinh nghiệm riêng có của một ứng viên so với các ứng viên khác.
Soạn ra một mẫu hồ sơ thành công điển hình. Ngoài việc xây dựng các bản mô tả công việc, doanh nghiệp phải soạn ra một mẫu hồ sơ của một nhân viên thành công điển hình cho các vị trí chủ chốt – những vị trí vốn có ý nghĩa quyết định đối với việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
Chẳng hạn, doanh nghiệp bạn hiện có 20 nhân viên bán hàng. Trong số này, 4 người (20%) có thành tích tốt nhất, 12 có thành tích trung bình, còn lại là không có thành tích gì nổi bật. Nếu số nhân viên có thành tích nổi bật có thể tăng từ 20% lên 33% thì rất có ý nghĩa đối với kết quả hoạt động kinh doanh.
Để đạt được mục tiêu nói trên, bạn cần phải lập hồ sơ của tất cả các nhân viên trong phòng kinh doanh để xác định xem những người thuộc hàng “top” khác với các nhân viên bình thường ở những điểm nào. Với những thông tin này, bạn có thể xây dựng được một hồ sơ mẫu thành công điển hình để tuyển dụng những người có khả năng thành công cao nhất ở một vị trí nào đó.
Phác thảo quảng cáo tuyển dụng, mô tả vị trí cần tuyển dụng và các yêu cầu đặt ra cho ứng viên. Mặc dù trên thực tế có nhiều ứng viên bỏ qua những thông tin này, cứ “tự nhiên” nộp đơn xin việc không cần suy nghĩ, thì việc mô tả công việc và yêu cầu đặt ra cho ứng viên trên quảng cáo tuyển dụng sẽ giúp giảm bớt số hồ sơ xin việc không đặt yêu cầu gửi đến doanh nghiệp.
Đăng quảng cáo tuyển dụng trên các phương tiện có khả năng tiếp cận với các ứng viên tiềm năng nhiều nhất. Theo khuynh hướng hiện nay, Internet đang trở thành công cụ mạnh nhất cho các quảng cáo tuyển dụng. Tuy nhiên, quảng cáo trên các ấn bản chuyên ngành và các tờ báo địa phương đôi khi cũng có tác dụng rất tốt.
Xây dựng những câu hỏi sơ tuyển qua điện thoại. Việc soạn ra những câu hỏi sơ tuyển qua điện thoại giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định được các ứng viên đạt yêu cầu và loại bỏ những ứng viên không đạt yêu cầu.
Xem xét các lý lịch (resume, C.V) của ứng viên và xác định các ứng viên tốt nhất. Số hồ sơ xin việc nhận được đôi khi vượt qua ước tính của doanh nghiệp. Trong quá trình xem xét các hồ sơ này, hãy xác định đâu là những điểm doanh nghiệp cần tìm xét về kinh nghiệm, trình độ học vấn, kỹ năng làm việc. Việc làm này sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định được các ứng viên tiềm năng.
Sơ vấn các ứng viên qua điện thoại. Sau khi đã rút ngắn danh sách những ứng viên tiềm năng thông qua việc xem xét hồ sơ, việc làm tiếp theo là bạn nên gọi điện thoại để sơ vấn các ứng viên này nhằm rút ngắn hơn nữa số ứng viên đã đạt yêu cầu qua việc xem xét hồ sơ. Các bảng câu hỏi cần phải nhất quán, kể cả trong giai đoạn này lẫn giai đoạn phỏng vấn trực tiếp, nhằm bảo đảm tính công bằng trong cách đánh giá ứng viên.
Chọn ứng viên để đánh giá. Dựa trên các câu trả lời của ứng viên thông qua các cuộc sơ vấn bằng điện thoại, doanh nghiệp có thể chọn ra những ứng viên đạt yêu cầu tốt nhất cho bước tiếp theo của quá trình tuyển dụng.
Đánh giá kỹ năng và phẩm chất của các ứng viên tiềm năng thông qua các công cụ đánh giá đã được công nhận. Ở các bước trên, doanh nghiệp chưa thể hiểu nhiều về ứng viên. Vì vậy, cần phải có một công cụ đánh giá đáng tin cậy nhằm phân tích những điểm mạnh thuộc về tư duy và cách ứng xử của ứng viên.
Chẳng hạn, thông qua một bài kiểm tra, doanh nghiệp có thể biết được ứng viên là người cẩn thận hay cẩu thả, hướng nội hay hướng ngoại, dễ chịu hay khó nhượng bộ, cởi mở với các ý tưởng mới hay là người bảo thủ… Thông qua hồ sơ mẫu thành công điển hình, doanh nghiệp có thể xác định những phẩm chất nào là quan trọng đối với một vị trí nào đó. Những bài kiểm tra có thể được thực hiện trực tiếp hoặc thông qua Internet. Kết quả của các bài kiểm tra này sẽ là căn cứ mời các ứng viên đạt yêu cầu tham dự phỏng vấn.
Lên các cuộc hẹn phỏng vấn và thực hiện phỏng vấn. Trong bước này, doanh nghiệp nên dựa trên một bảng câu hỏi gồm từ 10-12 câu hỏi thống nhất làm cơ sở để đánh giá các ứng viên.
Lựa chọn ứng viên. Việc chọn lựa thường được dựa trên các hồ sơ mẫu của các cá nhân thành công điển hình.
Thực hiện kiểm tra quá trình làm việc hoặc học tập trước đây của ứng viên nhằm phát hiện ra những vấn đề mà ứng viên chưa bộc lộ ra trong các cuộc phỏng vấn và thi tuyển.
Gửi thư chào việc (offer) cho ứng viên. Những thông tin thu thập được trong quá trình phỏng vấn sẽ giúp doanh nghiệp có những cơ sở để xác định mức lương bổng cũng như các chương trình đào tạo cần thiết cho ứng viên được tuyển dụng.
Theo Tuổi Trẻ
