Đàm phán hợp đồng ngoại thương

Trong thương mại, nội dung các cuộc thương lượng thường liên quan đến: Tên hàng, phẩm chất, số lượng, bao bì đóng gói, bao hàng, giá cả, thanh toán, bảo hiểm, bảo hành, khiếu nại, phạt và bồi thường thiệt hại, trọng tài, trường hợp bất khả kháng.

• Tiếp cận hợp tác (Cooperative approach)

Theo cách này, các bên tìm cách xích lại gần nhau, cộng tác với nhau để tìm ra tiếng nói chung, đáp số chung để rồi bên nào cũng có lợi. Cách tiếp cận này còn gọi là “ Thắng – Thắng” (win- win).

• Tiếp cận cạnh tranh (Competitive approach)

Theo cách này, một bên lấn át bên kia, áp đặt giải pháp của mình cho đối tác của mình khiến cho đối tác rơi vào tình trạng bất lợi. Cách tiếp cận này còn gọi là “ Thắng – thua” (Win- Lost).

Hiện nay cách tiệp cận hợp tác thường được ưa chuộng hơn trong đàm phán.

Đây được coi là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định 80% kết quả đàm phán. trong giai đoạn này, nhà đàm phán phải chuẩn bị kỹ năng về 3 mặt sau:

• Thu thập thông tin về:

– Mục đích của đối phương.

– Đối phương là ai và đại diện cho đối phương là người như thế nào.

– Những thông tin gì có thể cung cấp cho đối phương.

– Khuynh hướng thị trường ra sao.

– Đối phương biết những thông tin gì về mình, biết đến đâu.

– Và những thông tin cần thiết khác.

• Chuẩn bị chiến lược:

– Xác định tư duy chủ đạo của mình là tư duy chiến lược ( strategic thinking) hay tư duy ứng phó ( ineremental thinking).

– Xác định thái độ của mình sẽ dùng trong thương lượng: Hăng hái, nhiệt tình hay lãnh đạm, thờ ơ, đơn giản và thúc ép hay lạnh nhạt và xa lánh.

• Chuẩn bị kế hoạch:

– Xác định mục tiêu của cuộc đàm phán, thương lượng: yêu cầu tối đa , tối thiểu, giá cả cao nhất và giá cả thấp nhất v.v…

– Xác định những nhượng bộ có thể phải thực hiện và những đòi hỏi đổi lại cho mỗi nhượng bộ đó v.v…

– Sắp xếp nhân sự cho cuộc đàm phán.

– Bố trí công việc tiếp cận.

• Các nguyên tắc cần thực hiện:

– Lễ phép , lịch sự.

– Hoà khí và thiện cảm.

– Không xa rời mục đích đã định.

– Chủ động.

• Các cách mở đầu các cuộc đàm phán:

– Mở đầu làm dịu căng thẳng

+ Mở đầu kiếm cớ

+ Mở đầu kích thích trí tưởng tượng của đối phương.

+ Mở đầu trực tiếp ( Nghĩa là nhanh chóng đi vào nội dung).

– Khi đàm phán cần tranh thủ sự đồng tình của đối phương về từng vấn đề. Các phương pháp thường dùng là:

+ Trình bày lưu loát với vẻ bề ngoài thật thà, tốc độ nói vừa phải, không nên quá chậm hay quá nhanh.

+ Khéo léo sử dụng chữ “nhưng”.

+ Để nêu ra yêu cầu ban đầu cao rồi chủ động giảm yêu cầu của mình.

+ Nêu ra những câu hỏi để đối phương trả lời và thuyết phục chính họ.

+ Đưa ra phương án để đối phương tự chọn.

+ Cuối cùng cần thúc đẩy đối phương đưa ra quyết định bằng văn bản.

– Thái độ cần có của người đàm phán (Theo kinh nghiệm của Gavin Kenedy – một nhà thương lượng kinh doanh quốc tế lâu năm, đồng thời là giảng viên có uy tín của Đại học Statholyde- Anh và một số nhà thương lượng kinh doanh quốc tế nổi tiếng khác):

+ Khi bước vào đàm phán phải xác định tư tưởng: cố gắng đạt được mục đích của mình trên cơ sở không khí đàm phán thân mật thoải mái cho cả hai bên.

+ Tìm hiểu các phong tục, tập quán, thói quen, sở thích và tư tưởng của đối tác nước ngoài.

+ Hướng tới bạn hàng với lòng tôn trọng cá nhân lớn nhất.

+ Không nên có nụ cười vô nghĩa ( đặc biệt khi làm việc với các đoàn Châu Âu).

+ Có sự quan tâm đặc biệt hơn đến các thành viên nữ trong đoàn đàm phán của đối phương.

+ Phản ứng lịch thiệp đối với các sai trái của đối phương đặc biệt nếu đánh đó là những thiếu hiểu biết của họ về phong tục tập quán của ta.

+ Không tham gia tranh luận những vấn đề chính trị, tôn giáo, đạo đức, lối sống, chủng tộc… trong quá trình đàm phán.

+ Bao giờ cũng có thể nói “ không” với một vấn đề còn đang nghi vấn.

+ Trong đàm phán, thường xuyên quan sát một cách kín đáo và tế nhị cách cư xử và hành động của đối tác để có thể điều chỉnh kịp thời, hợp lý cách cư xử của mình.

+ Cố gắng thích ứng với nhịp độ của đối tác.

+ Hạn chế trao đổi, tranh luận riêng mang tính chất nội bộ, bởi có thể bị lộ ý định nêu bên đối tác hiểu được tiếng nước mình. Điều này còn thể thiên sự không nhất quán giữa các thành viên trong đoàn.

+ Nhận định kịp thời những sơ hở của đối phương.

+ Nhạy bén đánh giá tình hình diễn biến của cuộc đàm phán để quyết định ở mức nào là vừa phải do việc cương quyết giữ vững đề nghị của mình với khả năng đối tác chấp nhận được.

+ Cố gắng vận dụng những kỹ năng thương lượng, thuýêt phục tích luỹ được.

+ Phải phát triển kỹ năng thương lượng để được thế giới thừa nhận.

+ Phải biết nhượng bộ lúc nào, ở mức độ nào để đảm bảo vừa có lợi cho ta đồng thời gây được sự thoả mãn của đối phương.

+ Phải luôn cố gắng làm việc hết sức mình để thực hiện những điều khoản trong hợp đồng mà bạn đã thương lượng và thoả thuận.

+ Khi quyết định đường lối kinh doanh ở nước ngoài, đặc biệt là ở những nơi mà kỷ cương xã hội nơi lỏng hơn nơi khác, hãy làm theo cái mà bạn cảm thấy tiện lợi hơn là cái mà bạn cảm thấy đúng sai.

Để đạt được những kỹ năng trên, điều quan trọng là phải hiểu biết văn hoá đặc biệt là văn hoá kinh doanh của đối phương. Các nhà thương lượng có thể tìm hiểu các vấn đề này ở trang web sau: http://www.businessculture.com

Trang Web này cho biết rất rõ tập quán, lễ tiết kinh doanh của hầu hết các nước trên thế giới và sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc hiểu biết đối tác để đàm phán thành công.

• Cần tỏ rõ thiện chí thực hiện những gì đã đạt được trong cuộc đàm phán. Tuy nhiên cũng cần phải tỏ ra rất sẵn sàng xem xét lại những điều khoản thoả thuận đó.

• Việc theo dõi thực hiện cần phải có sổ sách và phải đối chiếu kiểm điểm cùng đối phương hàng kỳ.

• Rút ra bài học để tự hoàn thiện mình.

Khi sử dụng thư tín để đàm phán, giao dịch cần phải nhớ rằng thư từ là “ sứ giả của mình” đến với đối tác, người ta sẽ đánh giá, phê phán mình qua những thư từ mình đã gửi đến. Do vây, cần phải lưu ý hết sức trong việc viết thư và gửi thư. Phaỉ đảm bảo những yêu cầu lịch sự, chính xác, khẩn trương và kiên nhẫn.

• Lịch sự về hình thức:

– Giấy viết thư cần chuẩn bị chu đáo. Chú ý màu của giấy viết vì mỗi nơi có những màu giấy được coi là sang trọng và lịch sự khác nhau.

– Tiêu đề phải in rõ ràng và đầy đủ tên, địa chỉ, điện tín của doanh nghiệp.

– Thư chỉ nên viết trên một mặt giấy.

– Mỗi thư chỉ nên đề cập đến một vấn đề kinh doanh.

– Lời lẽ trong thư cần lịch sự, đúng mức, phù hợp với cách xưng hô, chào hỏi của mỗi nước, mỗi thứ tiếng, tránh cộc lốc nhưng cũng tránh cầu kỳ.

– Nên sử dụng thứ tiếng đối phương quen dùng để viết thư.

• Chính xác về nội dung: Nội dung thư cần chính xác, rõ ràng, khúc chiết, đầy đủ nhưng không rườm rà. Cần nhớ rằng mỗi nước có từng cách hiểu khác nhau về từng vấn đề liên quan đến buôn bán như đơn vị đo lường, cách bao gói, cách trả tiền, sự phân chia các chi phí trong giao nhận bốc dỡ… Bởi vậy, khi đề cập đến mỗi vấn đề, cần phải thật chi tiết, rõ ràng, cụ thể về quan niệm của mình và những yêu cầu do mình đặt ra. Không bao giờ nên nghĩ rằng chắc đối phương cũng hiểu vấn đề này như mình hiểu.

• Khẩn trương trả lời thư: Việc chậm hoặc quên trả lời thư sẽ gây ấn tượng xầu cho đối tác, từ đó ảnh hưởng đến việc mở rộng quan hệ với nhiều đối tác của công ty.

• Kiên nhẫn: Kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề. Kiên nhẫn theo đuổi khách hàng bằng nhiều thư liên tiếp và quan hệ trong thời gian dài.

Chỉ sử dụng trong trường hợp cần thiết, thật khẩn trương, sợ lỡ thời cơ hoặc trong những trường hợp mà mọi điều kiện đã thoả thuận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết v.v…

Cần chuẩn bị thật chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn đề được nêu lên một cách chính xác.

Sau khi trao đổi bằng điện thoại cần có thư xác nhận nội dung đã đàm phán thoả thuận (trao đổi qua điện thoại là trao đổi bằng miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận, quyết định đã đưa ra trong trao đổi).

Giao dịch đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp.

(Xem phần 3: “Các giai đoạn đàm phán” trình bày ở trên).

Các kỹ năng cần chú ý:

• Khi chưa thể đàm phán bằng tiếng nước ngoài hãy rèn luyện cách nói đối thoại hiệu quả thông qua phiên dịch.

• Đừng xem câu nói “Yes” là sự cam kết xác nhận. Những cử chỉ gật đầu kèm theo tiếng đệm như “ Yes, yes, yes”( tiếng Anh); “ Hais, hais, hais” ( tiếng Nhật) hay “ Tuay, tuay, tuay” ( tiếng Trung quốc) hoặc “ Vâng, vâng” (Tiếng Việt Nam) chỉ là sự thông hiểu, sự lịch thiệp đối với người bạn nói và để cuộc nói chuyện thêm dễ dàng chứ không hề có nghĩa là đối phương hoàn toàn đồng ý với mình.

• Phải tạo được cuộc đối thoại hai chiều một cách thoải mái bằng cách: Chú ý lắng nghe một cách tích cực, biết đệm bằng những câu hỏi hợp lý; nói chậm vừa phải sử dụng những lời từ chối nhẹ nhàng, lịch thiệp,; biết khen ngợi và chúc mừng cả nhóm ( không nên khen riêng một ai và không nên buộc tội, trách cứ một ai); tránh huyênh hoang tự ca ngợi mình; phải biết xin lỗi khi cần thiết và đừng tỏ ra tức giận một cách công khai v.v…

• Khi đàm phán nên dùng những từ rõ ràng, trực tiếp, tránh dùng thành ngữ và tiếng lóng.

• Cố gắng tạo niềm tin và gây dựng bầu không khí thân mật khi bước vào đàm phán bằng cách: Tìm hiểu trước về nước chủ nhà; Gặp gỡ, nói chuyện riêng với các đối tác; Biết xen vào những câu thăm hỏi gia đình v.v… đúng lúc, đúng chỗ.

Đặc điểm đặc trưng của người Âu – Mỹ là tính cách mạnh mẽ, tự tin, thẳng thắn và đề cao chủ nghĩa cá nhân.

Dưới đây xin giới thiệu một vài đặc điểm phong cách của người Mỹ để tham khảo:

– “ Tôi có thể làm một mình”: Nhiều người Mỹ tin rằng họ có thể giải quyết các tình huống đàm phán một mình nên loại đàm phán này chiếm tỷ trọng lớn trong các cuộc đàm phán.

– “ Cứ gọi tôi là John”: Người Mỹ đánh giá cao sự thân mật và bình đẳng trong quan hệ giữa người với người. Vì vậy họ cố gắng làm cho mọi người cảm thấy thoải mái bằng cách hạ thấp sự phân biệt chức vụ.

– “ Xin ý kiến cấp trên”: Các nhà đàm phán Mỹ rất khó chịu khi giữa cuộc đàm phán bên kia nói “ Tôi còn phải xin ý kiến cấp trên” Điều này có nghĩa người ra quyết định không hiện diện.

– “ Đi thẳng vào vấn đề”: Người Mỹ rất quý thời gian nên không thích nói quanh co mà muốn đi thẳng vào trung tâm vấn đề một cách nhanh chóng.

– “ Đặt danh thiếp của bạn lên bàn”: Người Mỹ mong đợi thông tin trung thực ở bàn đàm phán.

– “ Đừng ngồi đó im lặng, hãy nói đi”: Người Mỹ không thể làm việc tốt khi đối phương im lặng trong đàm phán.

– Người Mỹ đánh giá cao sự bền bỉ, kiên định. Vì vậy bạn đừng bỏ cuộc giữa chừng, hãy cố gắng theo đuổi công việc đến cùng.

– Trong đàm phán, người Mỹ thường tách vấn đề ra nhiều phần nhỏ rồi tiến hành tấn công từng phần một.

– Với người Mỹ công việc là công việc.