Quản lý mối quan hệ đối tác trong kinh doanh

Quản lý mối quan hệ đối tác. Nếu như các doanh nghiệp Việt Nam ít nhiều đã quen với khái niệm quản lý quan hệ khách hàng hay quản lý chuỗi cung cấp thì khái niệm quản lý quan hệ đối tác vẫn còn khá mới. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp đang đối đầu với áp lực phải quản lý rủi ro tốt hơn để cạnh tranh, thì việc quản lý đối tác ngày càng quan trọng.
 

Tại sao phải quản lý quan hệ đối tác? 

Quản lý quan hệ đối tác là một lĩnh vực quản lý liên quan đến việc hiểu rõ vai trò, quan điểm, mức độ ảnh hưởng và nhu cầu của các đối tác để có phương pháp quản lý mối quan hệ và phương pháp giao tiếp cho phù hợp. Tùy theo từng đối tác mà các lợi ích, quan tâm của họ đối với một doanh nghiệp có khác nhau (xem thêm bảng minh họa).

Theo quan điểm truyền thống, các đối tác quan trọng đối với doanh nghiệp dường như chỉ tập trung vào khách hàng (người mang tiền đến), nhà cung cấp (nguồn cung cấp cho doanh nghiệp), nhân viên (cung cấp sức lao động). Việc quản lý các đối tác này bám sát quy trình hoạt động của doanh nghiệp, chẳng hạn từ khâu mua hàng đến sản xuất rồi bán hàng.

Trong khi đó quan điểm hiện đại lại cho rằng đối tác là người hoặc những nhóm người có ảnh hưởng đáng kể đến sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp. 

Làm thế nào để quản lý quan hệ đối tác?

Có những đối tác mà quá trình quản lý họ lại gắn liền với quá trình tác nghiệp của doanh nghiệp. Chẳng hạn như bộ phận kinh doanh làm việc với khách hàng hoặc nhà phân phối trong quá trình đặt hàng, bộ phận mua hàng làm việc với nhà cung cấp, giám đốc tài chính sẽ làm việc với ngân hàng, hay bộ phận nhân sự sẽ làm việc với các nhân viên. Trong trường hợp ban giám đốc, những nhà quản lý nếu không trực tiếp làm việc với đối tác cần tìm hiểu xem những đối tượng này có hài lòng khi làm việc với doanh nghiệp không? Việc tìm ra câu trả lời này ngày càng có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp.

Quá trình quản lý quan hệ đối tác đòi hỏi một kế hoạch tập trung và thực hành có hệ thống, có phương pháp và phải nhất quán trong toàn doanh nghiệp. Nhiều công ty nước ngoài sử dụng một công cụ, gọi là kế hoạch quản lý đối tác. Bản kế hoạch này liệt kê các đối tác chủ chốt của doanh nghiệp, xác định vai trò, ảnh hưởng của họ đối với doanh nghiệp, cũng như “sách lược” mà doanh nghiệp dành cho họ. Bản kế hoạch quản lý đối tác do tổng giám đốc phê duyệt, và việc thực hiện phải được ủy quyền tùy theo mức độ cho các trưởng bộ phận. Làm theo cách này, các cấp quản lý ở doanh nghiệp đều có ý thức chung về quản lý quan hệ đối tác và thực hành một cách hệ thống theo phương pháp đã được nghiên cứu và xét duyệt.

Một trong những nội dung quan trọng nhất của kế hoạch quản lý quan hệ đối tác chính là kế hoạch giao tiếp với các đối tác, tức là xác định những thông tin cần trao đổi, mức độ tiếp xúc, cách truyền đạt thông tin sao cho hiệu quả nhất. Việc lập kế hoạch này được xây dựng trên cơ sở hiểu rõ vai trò, nhu cầu và mong đợi của các đối tác khác nhau. Vì thế các doanh nghiệp nên lưu ý việc giao tiếp này là giao tiếp của tổ chức, thể hiện cấp độ doanh nghiệp chứ không phải là giao tiếp mang màu sắc của một cá nhân cụ thể nào.

Các doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình phát triển thường phải thực hiện rất nhiều dự án mở rộng sản xuất kinh doanh như: triển khai ISO, kế toán quản trị, tin học hóa quản lý, tái cấu trúc doanh nghiệp, cổ phần hóa, niêm yết, xây dựng thương hiệu… Từng dự án đều có các đối tác với những lợi ích và mối quan tâm khác nhau, vì thế sự thành công của doanh nghiệp cũng phụ thuộc vào cách quản lý các kỳ vọng, lợi ích và sự hợp tác của các đối tác.

Thực tế cho thấy hiện nay nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn chỉ áp dụng quản lý quan hệ đối tác theo cách truyền thống. Các đối tác của họ chỉ giới hạn ở khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên. Cách làm chủ yếu là thu thập ý kiến đánh giá của khách hàng sau khi kết thúc hợp đồng, tổ chức hội nghị khách hàng, gặp mặt nhà cung cấp cuối năm. Nhiều công ty gia đình dù đang chuyển đổi thành các công ty cổ phần, nhưng vẫn chưa ý thức rõ về vai trò, ảnh hưởng của các đối tác mới và chưa có những thực hành quản lý cần thiết. Dưới đây là một vài gợi ý cho các doanh nghiệp tham khảo.

Lập kế hoạch quản lý quan hệ đối tác và kế hoạch giao tiếp với đối tác. Như đã đề cập ở trên, đây là những công cụ đơn giản nhằm thống nhất trong nội bộ doanh nghiệp về cách quản lý quan hệ đối tác. Các doanh nghiệp có thể tự phát triển các bản kế hoạch này và nên tiến hành đánh giá thường xuyên.

Tổ chức tiếp xúc với các đối tác một cách hệ thống và có kế hoạch. Các doanh nghiệp có thể lên lịch làm việc định kỳ với các đối tác để thu thập ý kiến đánh giá, nhu cầu của họ. Nhiều khi doanh nghiệp chỉ cần thể hiện sự quan tâm và tôn trọng ý kiến của đối tác cũng đã làm tăng đáng kể mức độ hài lòng của họ.

Thực hiện phân công và ủy quyền trong quản lý quan hệ đối tác. Các chủ doanh nghiệp có thể ủy quyền nhiều hơn cho các cấp quản lý trong việc quản lý đối tác.

Tăng cường chất lượng hệ thống thông tin quản trị. Các thông tin quản trị về đối tác nên được thiết kế, tổ chức thu thập một cách khoa học trong hệ thống thông tin quản trị của doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp sẽ có được những thông tin đáng tin cậy để có thể đưa ra các “sách lược” phù hợp với từng đối tác. Ngoài ra, với một hệ thống thông tin tốt, doanh nghiệp sẽ chủ động và kịp thời cung cấp những thông tin giá trị cho các đối tác khi có yêu cầu.